Pracodawca może stosunkowo łatwo zwolnić pracownika z którym zawarł umowę o pracę na czas określony. Trudniej sporządzić prawnie skuteczne pismo rozwiązujące za wypowiedzeniem umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony. W takim przypadku, zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy. Tymczasem wielu pracodawców niewłaściwie opisuje powód zwolnienia, i właśnie to uchybienie stanowi najczęściej powód zasądzenia przez sąd pracy odszkodowania na rzecz zwolnionego pracownika (a nawet przywrócenia go do pracy).
Jak opisać przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę?
Pomocne w tej kwestii okazuje się bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego. Zostało w nim wskazane, że przyczyna zwolnienia musi spełniać cztery cechy – musi być konkretna, prawdziwa, rzeczywista i uzasadniająca wypowiedzenie. Nie można więc zamieszczać w uzasadnieniu wypowiedzenia ogólnych, lapidarnych stwierdzeń (np. że pracownik nie wywiązywał się z powierzonych mu obowiązków). Należy przytoczyć konkretne zdarzenia (najlepiej z podaniem ich daty), które wskazują na niewłaściwe wykonywanie pracy przez pracownika. Wymóg konkretności zostanie także spełniony poprzez wskazanie kategorii zdarzeń – jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że szczegółowe motywy wypowiedzenia są pracownikowi znane.
W przypadku zakwestionowania przez pracownika wypowiedzenia umowy sąd będzie badać także prawdziwość przyczyny zwolnienia, dlatego też pracodawca nie może ukrywać prawdziwych motywów wypowiedzenia umowy o pracę.
Istotnym jest, by przyczyna wskazana w uzasadnieniu wypowiedzenia rzeczywiście istniała. W przypadku sporu sądowego sąd oceni bowiem zasadność zwolnienia pracownika wyłącznie w oparciu o przyczyny wskazane w wypowiedzeniu. Jeżeli istniały inne przyczyny, ale nie zostały wskazane w uzasadnieniu, nie staną się one przedmiotem postępowania sądowego.
Z kolei uzasadnione przyczyny wypowiedzenia to takie, które nie są błahe. Nie może to więc być np.: jednorazowe użycie komputera na stanowisku pracy do prywatnych celów pracownika. Co więcej, pracodawca musi tak uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę, aby powody zwolnienia były zrozumiałe dla pracownika. Powody te muszą być ponadto aktualne – pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia umowy o pracę powołując się na zachowania pracownika lub zdarzenia, które miały miejsce stosunkowo dawno.