W czasie szalejącej pandemii koronawirusa dla prawidłowego funkcjonowania spółek kapitałowych niezwykle istotne jest zapewnienie możliwości szybkiego podejmowania decyzji przez stosowne organy spółek. Podjęcie uchwały co do zasady wymagało dotychczas fizycznej obecności członka organu na posiedzeniu/zgromadzeniu w jednym miejscu, co w obecnej sytuacji okazywało się niezwykle utrudnione a często wręcz niemożliwe. Ustawodawca zareagował na pojawiające się problemy, czego efektem jest nowelizacja przepisów ustawy Kodeks spółek handlowych, która weszła w życie dnia 31 marca 2020 roku.
Zarząd spółki kapitałowej
Zgodnie z nowo uchwalonymi przepisami, w posiedzeniu zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej można będzie uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nie będzie więc konieczności osobistego stawienia się członka na posiedzeniu zarządu. Także podjęcie przez zarząd uchwały będzie mogło odbyć się w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kolejnym ułatwieniem przewidzianym dla członków zarządu spółek kapitałowych jest wprowadzenie udziału w podejmowaniu uchwał zarządu poprzez oddanie przez członka zarządu swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Przeszkodą w zastosowaniu powyższych uregulowań może być jedynie odmienne ich uregulowanie znajdujące się w umowie spółki z o.o. lub statucie spółki akcyjnej.
Rada nadzorcza
Przechodząc do kolejnego organu tj. rady nadzorczej, należy zauważyć, że dotychczasowe regulacje kodeksowe przewidywały możliwość podejmowania uchwał przez radę nadzorczą spółki kapitałowej w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale tylko w przypadku, gdy przewidywała to umowa lub statut spółki. Zgodnie z nowymi przepisami, regulacja ta została odwrócona – obecnie zasadą stała się możliwość stosowania powyższego trybu, chyba że zostanie on wprost wyłączony w umowie lub statucie spółki. Podjęta w ten sposób uchwała będzie jednakże ważna tylko wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostaną powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady weźmie udział w jej podejmowaniu. Ustawa nowelizująca wprowadziła także możliwość uczestnictwa w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki zawierać będzie odmienne uregulowania. Warto zauważyć, że jeszcze przed pandemią koronawirusa Kodeks spółek handlowych dopuszczał możliwość wzięcia udziału w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, poprzez oddanie przez członka rady głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, jednakże tylko wtedy, gdy możliwość tę przewidywała umowa/statut spółki. W chwili obecnej taki tryb oddania głosu jest co do zasady dozwolony, chyba że umowa/statut spółki stanowi inaczej. W dalszym ciągu jednak oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
Zgromadzenie wspólników/Walne zgromadzenie
Nowelizacja wprowadziła także kolejne ułatwienie, tym razem w zakresie udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. oraz walnym zgromadzeniu akcjonariuszy spółki akcyjnej. Udział w nich będzie możliwy również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa lub statut spółki stanowić będzie inaczej. Należy jednak zaznaczyć, że o udziale w zgromadzeniach w powyższy sposób decydować będzie zwołujący to zgromadzenie. Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej musi obejmować dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której będą one mogły wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia akcjonariuszy, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia. Ponadto udział w zgromadzeniu w omawianym trybie obejmować także musi wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Na marginesie należy dodać, że w przypadku publicznej spółki akcyjnej musi ona zapewnić transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określać będzie w formie regulaminu rada nadzorcza a w spółce z o.o. przy braku rady nadzorczej zrobią to wspólnicy.
Należy podkreślić, że wprowadzona i od dawna oczekiwana nowelizacja przepisów k.s.h. ułatwi funkcjonowanie organów spółek kapitałowych i zapewni im możliwość sprawnego podejmowania decyzji w sposób zdalny i to nie tylko w czasie szalejącej obecnie pandemii koronawirusa. Dotychczas brak było przepisu, który pozwalałby min. na podejmowanie uchwał zarządu poza posiedzeniami, co często prowadziło do paraliżu działalności spółki. Wprowadzone w tym zakresie rozwiązania i rozszerzenie możliwości zdalnego podejmowania decyzji należy więc ocenić pozytywnie.