Tryb i warunki wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy określa się w porozumieniu, które pracodawca zawiera z:
1) organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy,
2) organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, jeśli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy,
3) zakładową organizacją związkową – jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa,
4) przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
W przypadku trudności co do wyboru przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19, np. w wyniku nieobecności zatrudnionych, trwającego przestoju lub wykonywania przez część pracowników pracy zdalnej porozumienie to może być również zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi uprzednio dla innych celów przewidzianych przepisami prawa pracy (np. dla ustalenia regulaminu wynagrodzeń czy PPK).
Treść porozumienia powinna zawierać grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy, obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników oraz okres, przez jaki obowiązują rozwiązania dotyczące przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy. Co istotne, w zakresie i przez czas określony w porozumieniu nie będą stosowane warunki wynikające z układu ponadzakładowego oraz z układu zakładowego. Porozumienie wyłącza również warunki umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy. Warto również pamiętać, że przy ustalaniu warunków i trybów wykonywania pracy nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy o wypowiedzeniu zmieniającym. Kopię zawartego porozumienia podmiot zatrudniający jest zobowiązany przekazać właściwemu Okręgowemu Inspektorowi Pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia. Właściwość OIP nie jest natomiast uzależniona od siedziby pracodawcy lecz od miejsca prowadzenia zakładu, w którym zatrudniani są pracownicy objęci porozumieniem. W przypadku, objęcia porozumieniem pracowników różnych zakładów, koniecznym staje się doręczenie kopii powyższego dokumentu do wszystkich właściwych Okręgowych Inspektorów Pracy.