Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 97 § 1) pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązać z pracownikiem kolejnej umowy o pracę. Stąd też okolicznością zobowiązującą pracodawcę do wydania świadectwa pracy jest np. upływ okresu wypowiedzenia umowy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu. Ponadto, pracownik może w każdym czasie złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy, za okresy, które nie były poprzednio objęte takim dokumentem. W takim przypadku pracodawca również ma siedem dni na wydanie świadectwa (termin liczy się od dnia złożenia wniosku przez pracownika).
Kodeks pracy (art. 97 § 2) określa także minimalny zakres informacji, które muszą zostać zamieszczone w świadectwie pracy. I tak, są to przede wszystkim informacje na temat:
- okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
- zajmowanych stanowisk,
- trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać także informację o wysokości i składnikach jego wynagrodzenia oraz
o uzyskanych przez niego kwalifikacjach.
Wzór świadectwa pracy został przez ustawodawcę określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Ma on jedynie charakter pomocniczy, co nie zmienia faktu, że pracodawca nie może dowolnie kształtować treści świadectwa pracy – mogą znaleźć się w nim tylko informacje przewidziane prawem.
W razie błędów w świadectwie pracy pracownikowi przysługuje żądanie sprostowania tego dokumentu, które może przedstawić pracodawcy w ciągu siedmiu dni od otrzymania świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownik zyskuje kolejne roszczenie – może wnieść do sądu pracy żądanie sprostowania świadectwa. Należy pamiętać, że prawo wystąpienia do sądu w takiej sprawie przysługuje w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy (art. 97 § 21 Kodeksu pracy). Zgodnie z prawem świadectwo pracy może zawierać tylko informacje o faktach, stąd też sąd może nakazać zarówno usunięcie pewnych danych, jak i ich zmianę, czy uzupełnienie informacji. Prawomocne orzeczenie sądu nakazujące zmianę świadectwa obliguje pracodawcę do wydania nowego dokumentu. Niewykonanie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną od 1.000 do 30.000 zł.