Dnia 1 stycznia 2022 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości, która wprowadza nowe zasady podpisywania dokumentów finansowych, które mają ułatwić procedurę zatwierdzania sprawozdań finansowych.
Dotychczas podpisy pod sprawozdaniami finansowymi zobowiązani byli złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Było to szczególnie utrudnione z uwagi na konieczność podpisywania dokumentów finansowych podpisem kwalifikowanym, przy użyciu profilu zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego (e-dowodu).
Nowelizacja wprowadza uproszczenia w tym zakresie – od 1 stycznia 2022 r. wystarczającej jest elektroniczne podpisanie sprawozdania finansowego jedynie przez jednego członka zarządu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, pod warunkiem, że:
- pozostali członkowie zarząd złożą oświadczenie pisemnie (papierowo) lub elektroniczne, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie,
- wskażą w oświadczeniu datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Powyższe oświadczenie (lub jego elektroniczna kopia w przypadku złożenia oświadczenia papierowo), a także odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny być złożone w KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym. W przypadku odmowy podpisania sprawozdania finansowego lub złożenia oświadczenia o spełnieniu przez nie wymogów ustawowych wymagane jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia, które także winno być złożone w KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym.
Znowelizowane przepisy mają zastosowanie do sprawozdań finansowych zatwierdzonych po 31 grudnia 2021 r. Sprawozdania zatwierdzone od 1 stycznia 2022 r. przy zastosowaniu powyższego trybu należy składać w KRS w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r.