W związku z wprowadzoną elektronizacją zamówień publicznych, powstają pytania związane z technicznymi aspektami prawidłowości składanych dokumentów, w tym oferty oraz załączników do oferty.
Zgodnie z art. 10a ust. 1 i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Co istotne, w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych (która wejdzie w życie w dniu 1 stycznia 2021 r.) również będzie obowiązywać zasada elektronicznej komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami (por. art. 61-70 nowej ustawy PZP).
W wyroku z dnia 18 czerwca 2019 r. w sprawie o sygnaturze akt: KIO 1029/19, Krajowa Izba Odwoławcza dopuściła prawidłowość złożenia jednego podpisu elektronicznego pod wszystkimi dokumentami składającymi się na ofertę: „Skoro z dokumentacji postępowania nie wynikał obowiązek podpisania oddzielnie każdego z załącznika oferty to złożenie przez odwołującego podpisu pod wszystkimi dokumentami załączonymi w systemie powoduje, że należy uznać, że złożona przez niego oferta spełniała wymóg określony w art. 10a ust. 5 Prawa zamówień publicznych, bowiem została złożona w formie elektronicznej i została podpisana podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem. Tym samym oferta ta nie była sprzeczna z tym przepisem i nie podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 10 a ust. 5 Prawa zamówień publicznych”. Jak wyjaśniła Krajowa Izba Odwoławcza w odniesieniu do zapisów SIWZ tej konkretnej, rozpatrywanej sprawie: „ze wskazanego przez Zamawiającego fragmentu Instrukcji zawartego na stronie 12: „Po użyciu przycisku „podpisz” uruchomi się aplikacja Szafir, która pozwoli nam podpisać kwalifikowanym podpisem czynność wysłania oferty analogicznie jak w przypadku podpisywania czynności rejestracji konta Wykonawcy” nie sposób wywieść, że z Instrukcji w sposób wyraźny wynikał obowiązek, że załączniki powinny zostać wgrane do Systemu już po dokonanym podpisie elektronicznym”.