Epidemia COVID-19 w Polsce ma realny wpływ na zamówienia publiczne, w tym nie tylko na toczące się aktualnie postępowania przetargowe, ale również na realizację umów zawartych w tym trybie. W niniejszym artykule prezentujemy najważniejsze informacje, które uwzględniają regulacje prawne zawarte w tzw. specustawie koronawirusowej.
W zakresie toczących się postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wskazać należy na następujące kwestie:
- Transmisja on-line z otwarcia ofert
Epidemia koronawirusa nie jest uzasadnieniem dla „utajnienia” otwarcia ofert, tj. uniemożliwienia zainteresowanym podmiotom wzięcia udziału w tej czynności. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych, w zaistniałej sytuacji transmisja on-line z otwarcia ofert w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: „PZP”), czyli zasadę jawności otwarcia ofert.
- Udzielenie zamówień z wyłączeniem PZP
Zgodnie z art. 6 ust. 1 specustawy koronawirusowej do zamówień na usługi lub dostawy niezbędne do przeciwdziałania COVID-19 nie stosuje się PZP, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.
- Bieg terminów na wniesienie odwołania do KIO oraz w zakresie kontroli uprzedniej zamówień publicznych
Bieg terminów na wniesienie odwołania do Prezesa KIO nie został wstrzymany ani zawieszony, a ponadto wstrzymanie i zawieszenie biegu terminów nie dotyczy kontroli uprzedniej zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej prowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (art. 15zzs ust. 3 specustawy koronawirusowej).
Natomiast w przypadku umów już realizowanych w trybie zamówień publicznych należy wskazać na poniższe zagadnienia:
- Wzajemne informowanie przez strony o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy
Istotną zmianę wprowadza art. 15r specustawy koronawirusowej, który wskazuje, że strony są zobligowane do niezwłocznego wzajemnego informowania się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub też może wystąpić. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na konieczność przygotowania odpowiedniego pisma do zamawiającego, w którym należy:
- poinformować zamawiającego o tym, jak koronawirus wpływa lub też może wpłynąć na należyte wykonanie umowy;
- potwierdzić ten wpływ poprzez przedłożenie stosownych dokumentów lub oświadczeń, które mogą dotyczyć w szczególności:
- nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia,
- decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych,
- poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19, dotyczących nałożenia obowiązku realizacji określonego zadania,
- wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudności w realizacji usług transportowych,
- innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy,
- okoliczności, o których mowa powyżej, w zakresie w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy.
Ponadto, każda ze stron może zażądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.
- Obowiązek udzielenia odpowiedzi na zawiadomienie o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy
Strona umowy w sprawie zamówienia publicznego, na podstawie otrzymanych oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, przekazuje drugiej stronie swoje stanowisko, wraz z uzasadnieniem, odnośnie do wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte jej wykonanie. Jeżeli strona umowy otrzymała kolejne oświadczenia lub dokumenty, termin liczony jest od dnia ich otrzymania.
- Możliwość zmiany umowy poprzez zawarcie stosownego aneksu do umowy
Co istotne, zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, w szczególności przez:
- zmianę terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy lub jej części,
- zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych,
- zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia wykonawcy
o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.
- Konieczność każdorazowej analizy postanowień zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego
Co jednak istotne, zgodnie z art. 15r ust. 5 specustawy koronawirusowej, jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia korzystniej kształtujące sytuację wykonawcy, niż wynikałoby to z ust. 4, do zmiany umowy stosuje się te postanowienia, z zastrzeżeniem, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, o których mowa w ust. 1, nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy. Ust. 6 mówi zaś o tym, że jeżeli umowa w sprawie zamówienia publicznego zawiera postanowienia dotyczące kar umownych lub odszkodowań z tytułu odpowiedzialności za jej niewykonanie lub nienależyte wykonanie z powodu oznaczonych okoliczności, strona umowy, o której mowa w ust. 1, w stanowisku, o którym mowa w ust. 3, przedstawia wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte jej wykonanie oraz wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, na zasadność ustalenia i dochodzenia tych kar lub odszkodowań, lub ich wysokość.
- Możliwość zmiany umowy przez Sąd
Wykonawca jest również uprawniony do wystąpienia o sądową zmianę umowy w oparciu o zawartą w art. 357¹ Kodeksu cywilnego klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków (tzw. klauzula rebus sic stantibus), zaś w przypadku umów o dzieło lub o roboty budowlane również w oparciu o art. 632 § 2 Kodeksu cywilnego.