Przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego przewidują następujące sposoby doręczenia pisma w toku postępowania:
- w mieszkaniu lub miejscu pracy osoby fizycznej,
- w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
- w razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w powyższych punktach, a także w razie koniecznej potrzeby – w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie,
- w przypadku nieobecności adresata – za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi.
Art. 44 § 1 KPA przewiduje natomiast, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany powyżej, operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego. W takim przypadku w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata, umieszcza się zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni (§ 2). W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3). Co istotne, zgodnie z art. 44 § 4 KPA, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
W art. 58 KPA mowa jest natomiast o możliwości przywrócenia terminu do dokonania czynności, w razie jego uchybienia. Konieczne jest jednak uprawdopodobnienie, że uchybienie nastąpiło bez winy zainteresowanego, a prośba o przywrócenie terminu powinna zostać wniesiona w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Konieczne jest również jednoczesne dopełnienie danej czynności.
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 lipca 2020 r., I OSK 3233/19, okolicznością uzasadniającą przywrócenie terminu (w rozstrzyganej sprawie – do wniesienia zażalenia) nie może być dłuższe przebywanie poza miejscem zamieszkania. Sąd uznał, że za skuteczne należy uznać doręczenie zastępcze, o którym mowa w art. 44 KPA. Naczelny Sąd Administracyjny wskazał w wyroku m.in., że: „Z utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że jakakolwiek postać niedbalstwa strony wyklucza przywrócenie terminu, zaś o braku winy w uchybieniu terminu można mówić jedynie wówczas, gdy zainteresowany podmiot działał z najwyższą starannością, jednakże dopełnienie czynności w terminie stało się obiektywnie niemożliwe z powodu trudnej do przezwyciężenia przeszkody, niezależnej od osoby zainteresowanej (…) Dłuższe przebywanie poza miejscem zamieszkania nie uzasadnia przywrócenia uchybionego terminu. Strona należycie dbająca o swoje interesy, planując dłuższy pobyt poza miejscem swojego zamieszkania, powinna wskazać organowi inny adres do korespondencji bądź ustanowić pełnomocnika (procesowego lub do doręczeń), aby w ten sposób zapobiec niekorzystnym skutkom w postępowaniu administracyjnym”.