Kodeks pracy, a konkretnie art. 221, upoważnia pracodawcę do żądania od osoby ubiegającej się o stanowisko pracy podania jej danych osobowych obejmujących zarówno podstawowe informacje identyfikujące osobę fizyczną (imię, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania), jak i kluczowe dane dla procesu rekrutacji: wykształcenie i przebieg dotychczasowej kariery zawodowej – a więc aktywności podejmowanej zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
Oczywiście ustawy szczególne, regulujące kwestie zatrudnienia w niektórych typach zawodów, mogą nakładać na przyszłego pracownika obowiązek przekazania pracodawcy także innych danych, np. dotyczących przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywana określonych czynności, czy karalności. Najczęściej polski ustawodawca upoważnia do wymagania szczegółowych danych od osób ubiegających się o pracę w służbach mundurowych, czy w zawodach związanych z ponoszeniem dużej odpowiedzialności. Przykładowo Karta Nauczyciela nakłada na ubiegającego się o zatrudnienie na stanowisku nauczyciela obowiązek przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, co determinuje prawo żądania takiego zaświadczenia przez pracodawcę.
Jak wynika z dotychczasowego stanowiska Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie danych, których zbieranie jest dopuszczalne prawem pracy, pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika, a w związku z tym upowszechniona praktyka uzyskiwania zgód kandydatów do pracy jest błędna.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się
o zatrudnienie; - świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
- świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się
o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego; - orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Jest to katalog wyczerpujący zakres dokumentów, jakich pracodawca może żądać na etapie rekrutacji.
Rzecz ma się inaczej w sytuacji, kiedy pracownik, czy kandydat na dane stanowisko podaje – np. w CV lub liście motywacyjnym – więcej danych niż jest to wymagane przepisami. W takiej sytuacji pracownik musi oświadczeniem woli wyrazić zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, jednocześnie określając, kto dokładnie oraz w jakim zakresie i dla jakich celów będzie uprawniony do ich przetwarzania. W praktyce często pracodawcy żądają zamieszczanie odpowiedniej klauzuli w dokumentach rekrutacyjnych. Warto pamiętać, że orzecznictwo sądowe kwalifikuje CV do kategorii dokumentów prywatnych, stąd warunkiem uznania oświadczenia w nim zawartego za pochodzące od danej osoby jest jego własnoręczne podpisanie.
Sądy polskie jednoznacznie stoją na stanowisku, że zakres danych określonych w Kodeksie pracy, które pracodawca może żądać od swojego pracownika (kandydata do pracy) jest zamknięty, tj. jedynie na podstawie upoważnienia zawartego w ustawie ma on prawo domagać się innych informacji. Co do zasady pracodawcy nie wolno nakazywać podania przyszłemu pracownikowi informacji np. o jego stanie zdrowia, stosunkach rodzinnych, fakcie bycia w ciąży lub planowaniu macierzyństwa – nawet wyrażenie zgody przez pracownika nie upoważnia pracodawcę do przetwarzania tego typu danych. Zakazane jest także wykorzystywanie przez pracodawcę danych biometrycznych (np. odcisków palców).
Pracodawca nie jest także uprawniony do przetwarzania danych dotyczących poglądów politycznych, czy religijnych swoich pracowników, a także ich przynależności wyznaniowej bądź bezwyznaniowości. Wyjątkiem od tej zasady są uprawnienia związków wyznaniowych i organizacji światopoglądowych, które pod pewnymi warunkami mogą postawić pracownikom wymóg podzielania światopoglądu propagowanego przez organizację.
Odrębną kwestią jest także możliwość wykorzystania danych osobowych kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji. Ponieważ art. 22 1 Kodeksu pracy nie przewiduje takiej możliwości – po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, na potrzeby którego dane osobowe zostały przekazane przez kandydata, nie mogą być one przetwarzane (np. przy kolejnych rekrutacjach). Możliwe jest jednak, by kandydat wyraził (dobrowolną i wyraźną) zgodę na przetwarzanie jego danych w przyszłości. Jeżeli takiej zgody pracodawca nie pozyska – według stanowiska GIODO – dane z procesu rekrutacyjnego winny być usunięte.